ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVO

O arquivo é um importante instrumento para controlar a atividade de qualquer empresa. Toda atividade gera documentos que deverão ser conservados.

 

A organização do arquivo, principalmente quando integrado a um sistema de procedimentos, confere mais eficiência as atividades da empresa, oferecendo informação certa, à pessoa certa e na hora certa, reduzindo desperdícios de recursos humanos, materiais e financeiros.

 

METODOLOGIA

 

Planejamento - Identificar à situação real, as necessidades básicas, as condições ambientais e a necessidade dos usuários;

Definição do espaço físico - Escolher o local para armazenar o arquivo da empresa, avaliar as necessidades para a sua adequação, tanto física como estrutural;

Prazo de guarda - É a ordenação da produção documental, com identificação dos documentos quanto ao tempo de guarda;

Metodologia de organização - É a classificação dos documentos, o controle de acesso, segurança da informação e a destinação final;

Treinamento da equipe - Garante a continuidade do Sistema de Arquivo implantado.

 

VANTAGENS

 

  • Revelar o que já foi feito, o que está para ser feito e os resultados obtidos;

  • Diminuir re-trabalho;

  • Tirar vantagens com as lições aprendidas;

  • Encontrar bons parceiros e fornecedores;

  • Avaliar o empreendimento por partes e como um todo;

  • Transmitir ordens e ensinar como fazer;

  • Tempo livre para aproveitar a vida.

 

BENEFÍCIOS

 

  • Melhor qualidade;

  • Menor custo;

  • Melhor prazo de entrega.