GESTÃO DE DOCUMENTOS

A Gestão de Documentos é um caminho seguro e eficiente para as empresas se destacarem dos seus concorrentes e também para àquelas que desejam conquistar a Certificação ISO 9001.

 

O programa de gestão documental deverá definir normas e procedimentos técnicos referentes à produção, tramitação, classificação, avaliação, uso e arquivamento dos documentos durante todo o seu ciclo de vida, definindo seus prazos de guarda e de sua destinação.

 

METODOLOGIA

 

  • Avaliação - É a análise qualitativa dos documentos que consiste em identificar valores para os documentos (ex.: valores administrativo, probatório, histórico, informativo, investigativo) e determinar o ciclo de vida dos documentos;

  • Organização e arquivamento – Definir um Plano de Classificação para recuperar, identificar os tipos documentais e controlar o vocabulário e atribuir códigos de classificação;

  • Reprodução – Determinar critérios de reprodução visando à preservação do documento original de guarda permanente e a substituição do documento em papel pelo microfilme ou digital;

  • Tramitação – Controlar o fluxo documental através de uma Matriz de Responsabilidade;

  • Tabela de Temporalidade de Documentos – Definir o tempo de guarda documental para garantir a eliminação segura da informação física e digital.

 

VANTAGENS

 

  • Rapidez recuperação da informação;

  • Otimização da utilização do espaço, do equipamento e dos recursos humanos;

  • Racionalização e diminuição dos custos da organização em relação à conservação da documentação;

  • Maior segurança na tomada de decisão.

 

BENEFÍCIOS

 

  • A aplicação da gestão permite que o documento seja classificado no momento de sua produção, com prazos de guarda, destinação e localização física pré-definidos, eliminando o acúmulo desordenado de documentos;

  • O instrumento de gestão aplicado na massa documental permite a eliminação criteriosa e liberação de espaço físico, garantindo uma melhor conservação dos documentos de guarda permanente;

  • O reconhecimento da Gerência de Documentos como disciplina que tem por missão salvaguardar os documentos de arquivo e difundir a informação.