DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTO

Digitalização é o processo pelo qual uma imagem ou sinal analógico é transformado em código digital. Isso se dá através de um equipamento e software digitalizador de imagens (scanner) ou de um transdutor de sinais.

 

A utilização de dispositivos eletrônicos como os scanners permite que documentos originalmente em papel e materiais similares, filmes negativos e positivos, microfilmes e microfichas, sejam convertidos em arquivos digitais. Com isso, grandes volumes de informação documental podem ser armazenados em ambiente digital com acesso controlado e organizado em um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, (GED) ou banco de imagens.

 

METODOLOGIA

 

Preparação: retirar grampos, clipes, fitas, post-its, desmontar, restaurar documentos danificados, separar em lotes;

Indexação: etapa que consiste na entrada (manual ou automática) das características únicas do documento, denominados índices (ou palavras-chave), de acordo com seu conteúdo, visando viabilizar a busca da imagem;

Armazenamento: processo pelo qual as imagens digitais, juntamente com seus índices, são armazenados em servidor, HD’s, DVD’s, nuvem, etc;

Controle da qualidade: Verificar tamanho, resolução da imagem; nome e formato do arquivo.

 

VANTAGENS

 

  • Gestão de Informação Integrada – Acelera a localização da informação;

  • Uniformização de Processos – Fluxo, guarda e eliminação dos documentos;

  • Compartilhamento - Facilitando o acesso a novos públicos;

  • Controle de Acesso – Protege a informação de acessos não autorizados;

  • Preservação das informações Originais.

 

BENEFÍCIOS

 

  • Baixo custo de implantação e armazenamento;

  • Diminuição de espaço físico para armazenamento de documentos;

  • Acessibilidade: possibilidade de acesso remoto e utilização simultânea;

  • Preservação e durabilidade do acervo; · Transparência das informações;

  • O aumento de produtividade, por conta do acesso rápido à informação;

  • Redução de custos com cópias, impressões, logística de documentos;

  • Maior segurança das informações armazenadas.