Digitalização é o processo pelo qual uma imagem ou sinal analógico é transformado em código digital. Isso se dá através de um equipamento e software digitalizador de imagens (scanner) ou de um transdutor de sinais.
A utilização de dispositivos eletrônicos como os scanners permite que documentos originalmente em papel e materiais similares, filmes negativos e positivos, microfilmes e microfichas, sejam convertidos em arquivos digitais. Com isso, grandes volumes de informação documental podem ser armazenados em ambiente digital com acesso controlado e organizado em um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, (GED) ou banco de imagens.
Indexação: etapa que consiste na entrada (manual ou automática) das características únicas do documento, denominados índices (ou palavras-chave), de acordo com seu conteúdo, visando viabilizar a busca da imagem;
Armazenamento: processo pelo qual as imagens digitais, juntamente com seus índices, são armazenados em servidor, HD’s, DVD’s, nuvem, etc;
Controle da qualidade: Verificar tamanho, resolução da imagem; nome e formato do arquivo.
VANTAGENS
Gestão de Informação Integrada – Acelera a localização da informação;
Uniformização de Processos – Fluxo, guarda e eliminação dos documentos;
Compartilhamento - Facilitando o acesso a novos públicos;
Controle de Acesso – Protege a informação de acessos não autorizados;
Preservação das informações Originais.
BENEFÍCIOS
Baixo custo de implantação e armazenamento;
Diminuição de espaço físico para armazenamento de documentos;
Acessibilidade: possibilidade de acesso remoto e utilização simultânea;
Preservação e durabilidade do acervo; · Transparência das informações;
O aumento de produtividade, por conta do acesso rápido à informação;
Redução de custos com cópias, impressões, logística de documentos;
